Die effektivsten Zeitmanagement-Methoden

Nutze Zeitmanagement-Methoden zum Abbau von Stress

Die Kombination aus für dich passenden Zeitmanagement Methoden und Stress-Abbau ermöglichen es dir nicht nur effizienter zu arbeiten, sondern dann auch mehr freie Zeit für anderes zu haben … wie z.B. Sport.

Frage dich:

• Welche Aufgaben hast du tagtäglich?
• Welche Priorisierung haben diese Aufgaben?
• Welches ist die wichtigste Tagesaufgabe?
• Welche Pufferzeiten brauchst du für unvorhergesehene Ereignisse?
• …

Natürlich gibt es immer wieder Tage an denen irgendwie alle Planung über den Haufen geworfen wird, z.B. wenn eine Kollegin wegen Krankheit ausfällt oder die Technik streikt. An solchen Tagen zeigt sich, wie gut du mit Stress umgehen und welche Stressmanagement Aktivitäten du umsetzen kannst. Doch für “normale” Tage kannst du wunderbar vorplanen und dich und deine Zeit strukturieren. 

Zu den wichtigsten Zeitmanagement Methoden zählen

– die Eisenhower-Matrix
– das Pareto-Prinzip
– die Alpen-Methode

Zeitmanagement-Methode #1: Die Eisenhower-Matrix

Wirst du oft von deinen eigentlichen Aufgaben abgelenkt und hast das Gefühl du kommst zu gar nichts? Dann kann dir die Eisenhower-Matrix helfen, Struktur in deinen Arbeitsberg zu bekommen. Sie hilft dabei, dir Zeit für wirklich Wichtiges zu nehmen, die dich – dein Unternehmen – deine Abteilung zum Erfolg führen.

Bei der Eisenhower-Matrix Methode (die nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt ist), werden alle Aufgaben in vier Kategorien eingeteilt. Was ist dringlich und notwendig? Und was ist unwichtig oder kann delegiert werden?

Die vier Quadranten der Eisenhower-Matrix sind:

• wichtig und dringend zu erledigen (A-Aufgaben)
• wichtig, aber nicht dringend (B-Aufgaben)
• nicht wichtig, aber dringend (C-Aufgaben)
• weder wichtig noch dringend (D-Aufgaben)

A-Aufgaben: dringend und wichtig

Im ersten Moment scheint alles dringend und wichtig zu sein. Wenn dein Chef mit einer “ganz wichtigen” E-Mail um 19 Uhr noch daherkommt, dann überprüfe gedanklich für einen Augenblick, ob das tatsächlich so ist. Was passiert, wenn du die E-Mail erst am folgenden Tag abschickst? Vielleicht ist die E-Mail doch keine A-Aufgabe, sondern eine B-Priorität, die zwar wichtig, aber nicht dringend ist. Frage dich: was sind die WIRKLICH wichtigen Aufgaben? Was bringt dich / dein Unternehmen / deine Abteilung voran? Das Beantworten von tausend E-Mails, das Perfektionieren einer Powerpoint Präsentation oder das glatteste Bügeln deiner Wäsche sicher nicht.

B-Aufgaben: wichtig, aber nicht dringend

Deine Website soll überarbeitet werden, damit sie wieder auf dem neuesten Stand der Technik ist? Sicher ist das wichtig, um Kunden von deiner Arbeit zu überzeugen, doch in der Regel ist dies nicht dringend. Wenn du nicht jetzt sofort, sondern erst in ein paar Tagen mit der Konzeption beginnst, passiert nichts Schlimmes, denn deine alte Website läuft ja bis dahin weiter. Pass allerdings auf, dass du B-Aufgaben nicht unendlich vor dir herschiebst, denn sonst wird nie etwas aus deiner neuen Website. Nimm dir also täglich Zeit für B-Aufgaben, denn diese Planungs- und Konzeptionsaufgaben bringen langfristig dein Unternehmen / deine Abteilung / dich voran.

Meine aktuelle B-Priorität ist, mein Tiny Habit® Coaching Programm fertig zu erstellen. Es ist wichtig, dass ich das jetzt endlich fertig bekomme, denn ich werde ständig danach gefragt, da ich als eine der wenigen deutschsprachigen Expertinnen für Tiny Habits® ausgebildet bin. Doch ob es heute oder erst in 2 Wochen startklar ist, ist im Prinzip egal.

C-Aufgaben: dringend, aber nicht wichtig

C-Aufgaben können gut delegiert werden an Mitarbeiter oder Kollegen. Du musst nicht selbst deinen Terminkalender organisieren, das kann genauso gut eine Assistentin machen (sofern du eine hast). Versuche so viele C-Aufgaben wie möglich abzugeben an andere. Wenn du nicht abgeben kannst, weil du als alleinige Kapitänin dein Schiff steuerst, dann lege zumindest diese C-Aufgaben in Zeiten, in denen du ein Leistungstief hast, wie z.B. direkt nach dem Mittagessen oder in der letzten halben Stunde vor Arbeitsende.

Für mich sind C-Aufgaben z.B. Instagram Posts. Sobald ein neues Video auf YouTube erscheint oder ein neuer Blogartikel online geht, ist mein Ziel noch am selben Tag eine Instagram Story darüber machen, denn in den ersten 24 Stunden ist es wichtig, möglichst viele Menschen zu erreichen, um die Reichweite zu erhöhen. Die Story ist also zeitkritisch, doch wenn ich sie vergesse oder keine Zeit habe, dann passiert auch nichts Schlimmes.

D-Aufgaben: nicht dringend, nicht wichtig

Du erhältst eine ganze Menge unwichtige E-Mails von Unternehmen, die dir irgendwas verkaufen wollen? Diese zu lesen und ggf. zu beantworten sind D-Aufgaben. In der Regel nicht dringend und auch nicht wichtig, denn eine unangefragte E-Mail ist meist nur Werbung. Solche Aufgaben gehe ich oft durch, wenn ich im Supermarkt an der Kasse stehe oder warte, dass mein Auto aufgetankt wird (das macht man bei uns in den VAE nicht selbst). Diese paar Minuten Wartezeit überbrücke ich gerne, um E-Mails anzusehen, die schon mehr oder weniger lang in meinem Postfach rumliegen. Dann mache ich kurzen Prozess – entweder löschen oder kurz beantworten.

Die Herausforderung an der Eisenhower-Methode ist, dass wir uns ohne Übung oft schwer tun zu unterscheiden, was ist eine A- und was ist eine D-Priorität. Übe also regelmäßig, jeden Tag, deine Aufgaben einzuteilen. Markiere z.B. deine A-B-C-D-Aufgaben im Kalender mit unterschiedlichen Farben und schiebe untertags auch mal deine Planung durch die Gegend, wenn sich eine ungeplante A-Aufgabe in deinen Tagesablauf hineinschiebt.

Eine perfekte Methode, um deine A-B-C-D-Aufgaben dann auch auszuführen, ist die Pomodoro Technik. Wie die funktioniert, erzähle ich dir in meinem nächsten Blogartikel in 14 Tagen.

Zeitmanagement-Methode #2: Das Pareto-Prinzip

Gehörst du auch zur Spezies der Perfektionistinnen? Ich auf alle Fälle. Früher habe ich nichts veröffentlicht, das nicht 100% perfekt war und habe tausendmal über alles drübergeschaut, ob ich es denn tatsächlich so freigeben könnte.

Der größte Fehler im Zeitmanagement ist es, alles mit Perfektion machen zu wollen (und dadurch Zeit zu vertrödeln, die anderswo besser investiert wäre). Das Pareto-Prinzip (nach dem italienischen Ökonom und Soziologen Vilfredo Pareto benannt), ist die sogenannte 80/20 Regel. Es besagt, dass du mit 20% Einsatz / Gesamtaufwand bereits 80% an Effektivität / Ergebnis erreicht hast. Die restlichen 20% sind dann der Perfektionismus, der aber meist nicht viel mehr an Erfolg bringt. Wenn du an den richtigen Hebeln ansetzt, dann kannst du mit einem geringeren Aufwand mehr zustande bringen.

Das 80/20 Pareto-Prinzip gilt sowohl im Privatbereich (z.B. Wohnung immer blitzblank geputzt haben wollen) also auch für deinen Job (z.B. null Rechtschreibfehler in einem 100-Seiten Dokument haben wollen).

• 80% deiner Kunden kaufen 20% deiner Produkte -> du musst also nicht ständig Neues entwickeln
• 80% deines Umsatzes kommt von 20% deiner Kunden -> du musst also nicht ständig Kleinkunden suchen, sondern lieber ein paar große Aufträge an Land ziehen

Selbstverständlich gibt es Aufgaben oder Berufe, in denen 100% Genauigkeit erforderlich ist. Ich möchte nicht bei einem Arzt operiert werden, der nur zu 80% meinen Blinddarm entfernt, bitteschön in dem Fall muss 100% gewährleistet sein. Doch für die meisten Aufgaben fährst du mit der 80/20 Regel sehr gut und bekommst dadurch mehr Struktur und Fokus.

Wir kennen alle die Kollegen, die bis spät in die Nacht noch an irgendwelchen Feinheiten für eine Präsentation rumbasteln. Wenn du fokussiert und ohne Störung arbeitest, dann kriegst du in viel weniger Zeitaufwand ein ähnliches Ergebnis. Du hast sicher auch schon Menschen beobachtet, die sich nie eine Pause gönnen, weil immer etwas immens Wichtiges ihre Aufmerksamkeit verlangt. Doch wenn du zwischendurch eine (Aktiv-)Pause machst, dann steigert sich deine Produktivität, weil du danach frischer im Kopf bist.

Halte also deinen Fokus auf die 20% der Dinge, die wirklich wichtig sind für dich und du kannst 80% damit erreichen und somit schnellere Fortschritte machen. Die restlichen 20% sind nur die perfekt ausgerichtete Kirsche auf der Sahnetorte. Doch wen kümmert schon die Kirsche, wenn die Torte immens lecker schmeckt ;-).

Fokussiere dich auf die Dinge, die dich näher an deine Ziele bringen und nicht auf Zeitfresser. Wenn du ständig auf 100% Perfektion aus bist, handelst du dir viel Stress und unnötigen Aufwand ein. 

“Der schlechteste Umgang mit der Zeit ist es, Dinge perfekt zu machen, die gar nicht getan werden müssen!”

– Dr. Martin Krengel, Zeitmanagement Experte

Zeitmanagement-Methode #3: Die Alpen-Methode

Du möchtest deinen Tagesablauf besser strukturieren, um die dir zur Verfügung stehende Zeit möglichst effektiv zu nutzen? Dabei hilft dir die Alpen-Methode, die noch dazu eines der am einfachsten anwendbaren Zeitmanagement Tools ist, denn du brauchst für die Planung nur wenige Minuten. 

Die Alpen Methode besteht aus 5 Schritten:

1.   Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
2.  Länge schätzen
3.  Pufferzeiten einplanen
4.  Entscheidungen treffen
5.  Nachkontrolle

Schritt 1 machst du am besten schon am Tag vorher: du notierst dir alle Aufgaben für den folgenden Tag und planst, was alles erledigt werden muss. Schreibe alles auf, auch vermeintlich unwichtige Schritte und Dinge, die am Vortag nicht erledigt werden konnten.

Für Schritt 2 schätzt du, wie lange jede einzeln aufgelistete Aufgabe dauern wird. Wie viel Zeit du für jeden Arbeitsschritt einplanst, hängt u.a. mit deinen Erfahrungswerten zusammen. Wenn du für ein Meeting mit einer Kundin eine Stunde budgetiert hast und ihr seid nach 65 Minuten immer noch am diskutieren, dann zeigt dir dein Zeitkontingent an, dass ihr schleunigst zum Ende kommen solltet. Denn schließlich ist nicht nur deine Zeit wertvoll, sondern die deiner Kundin ebenfalls. Schon jetzt kannst du anhand deiner Planungsliste sehen, ob du dir Überstunden aufhalst oder alles (zumindest in der Theorie) gut machbar sein sollte. 

Als dritten Schritt planst du Zeitpuffer ein für unvorhergesehene Ereignisse (wie das Überziehen von Meetings oder einen ungeplanten längeren Telefonanruf). Sechzig Prozent deiner verfügbaren Zeit kannst du nach der Alpen-Methode verplanen. Die restlichen 40 Prozent stehen dann für ungeplante Sachen zur Verfügung (20 Prozent davon sind dann reiner Puffer und die restlichen 20 Prozent können dann für Smalltalk mit Kolleg*Innen budgetiert werden). Ach ja, Pausen nicht vergessen, denn mit einem vollen Magen arbeitet es sich leichter, als wenn der knurrt. 

Als Schritt 4 triffst du nun die Entscheidung, was von deinen Aufgaben tatsächlich auf die to do Liste des nächsten Tages kommt. Oft wird dieser Schritt mit der Eisenhower-Methode verknüpft, in dem du alles auf deiner Liste in A-B-C-D Prioritäten sortierst. Nur was realistischerweise auch geschafft werden kann, kommt auf die Liste mit dazu. Alles andere wird vertagt als B- oder C-Priorität.

Am Ende deines Arbeitstages überprüfst du in Schritt 5 ob das, was du geplant hattest, auch tatsächlich eingetreten ist. Alles was nicht erledigt werden konnte, kann gleich wieder als Schritt 1 notiert werden für den folgenden Tag.

Das Wertvollste an der Alpen-Methode ist sicherlich, dass du die Gedanken machst, wie lange eine Aufgabe Zeit brauchen sollte und dann dementsprechend deinen Tag gestalten kannst. Sie ist einfach zu erlernen und gibt eine gewisse Flexibilität im Tagesablauf. Allerdings ist sie nicht optimal geeignet für Menschen, die stark in Teams eingebunden sind, denn andere Menschen können den geplanten Tagesplan dann schnell und ständig durcheinanderwürfeln, was auf die Dauer anstrengend werden kann.